Google Cloud Connect for Microsoft Office

“Google Cloud Connect for Microsoft Office นำการแก้ไขร่วมกันได้หลายคนมาใช้กับ Microsoft® Office ที่คุณคุ้นเคย คุณสามารถแบ่งปัน สำรองและแก้ไขเอกสาร Microsoft Word, PowerPoint®, และ Excel® ไปพร้อมกันกับผู้ร่วมงาน”

เป็นข้อความที่ปรากฏอยู่ใน web ของ Google Apps http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=th  ที่บอกถึงความสามารถในการเชื่อมโยงเอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Office บนเครื่องคอมพิวเตอร์ Windows ใช้งานของเรา  กับบริการ Google Cloud Connect อธิบายง่าย ง่าย คือ ถ้าเรามีบัญชีใช้งานของ Google เช่น Gmail เราสามารถที่จะนำเอกสารที่สร้างขึ้นด้วย Microsoft Office ไปเก็บไว้บน Server ของ Google หรือที่เราเรียกว่า Google Documents

เมื่อเราสร้างและจัดเก็บ (save) ไฟล์เอกสารที่สร้างขึ้นด้วย Microsoft Office  ไม่ว่าจะเป็น Word  Excel  Powerpoint ในกรณีที่เราตั้งค่าเป็นแบบ Manual เมื่อเราสั่งให้  Sync (Synchronize) Plugin ของ Google Cloud Connect  ที่ติดตั้งอยู่กับโปรแกรม Microsoft Office ก็จะทำการ save เอกสารดังกล่าวขึ้นไปเก็บไว้ยัง Google Docs  หรือถ้าเราตั้งค่าการ Sync เป็นแบบ Automatic เมื่อไหร่ที่เราสั่ง save เอกสาร software ก็จะทำการส่งข้อมูลไป save หรือ update บน Server ให้ในทันทีโดยที่เราไม่จำเป็นต้องมากดที่ปุ่ม Sync อีก

นอกจากนี้แล้วเรายังสามารถแบ่งปัน (share) เอกสารดังกล่าวกับผู้ร่วมงาน (ที่มีบัญชี Google) อื่นเพื่อทำการเปิดดู หรือสามารถแก้ไขเอกสารดังกล่าวได้ด้วย เมื่อเอกสารถูกแก้ไขก็จะสามารถ update หรือปรับปรุงมายังที่เครื่องเราได้ในทันที เพราะเอกสารนั้นอยู่ตรงกลางหรืออยู่บนระบบของ Google Docs จึงทำให้สามารถแก้ไขได้จากบุคคลอื่นหรือจากที่อื่นได้

ข้อดีของการใช้ระบบนี้ก็คือเราไม่จำเป็นต้องส่ง email พร้อมแนบ file ส่งกันไปมาเหมือนเมื่อก่อน นึกถึงตอนที่เราสร้างเอกสารจัดเก็บใน disk แล้วต้องเปิด email เพื่อเขียนและส่ง email พร้อมแนบไฟล์เอกสารส่งไปยังผู้รับ หรือเมื่อผู้รับแก้ไขแล้วก็ต้องส่งไฟล์แนบกลับมายัง email เราอีก จะเห็นได้ว่าการใช้ Google Cloud Connect ร่วมกับ Google Docs สามารถลดขั้นตอนดังกล่าวลงไปได้เยอะ เพียงแค่เราสร้างเอกสารแล้ว share เอกสารนั้นให้กับผู้รับ ผู้รับสามารถเปิดอ่านหรือเมื่อมีการแก้ไข เราก็สามารถที่จะรับข้อมูลที่แก้ไขนั้นได้ในทันที หรือแทนที่เราจะต้อง save เอกสารแล้ว copy ใส่ thumb drive เพื่อจะต้องส่งต่อไปให้เพื่อนร่วมงานเอาไปเปิดที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของเขา ขั้นตอนแบบนี้ก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป เราสามารถที่จะส่ง Link (share) เอกสารนั้นไปให้เพื่อนผ่านทาง email ได้ทันที เมื่อเขาเปิด email ก็สามารถ save ไฟล์ดังกล่าวไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ โดยไม่ต้องกังวลว่า thumb drive จะมีไวรัสหรือไม่

ประโยชน์อีกด้านหนึ่งของการใช้บริการแบบนี้ก็คือ เราไม่ต้องกังวลต่อการสูญหายของข้อมูล แม้จะมีโอกาสแต่ก็ถือว่าน้อย เมื่อเทียบกับความเสี่ยงอื่นที่เรามีอยู่ในปัจจุบัน  เช่น hard drive หรือ thumb drive สูญหาย หรือเสียหาย หรือ คอมพิวเตอร์ที่เราใช้เสียหรือสูญหาย การเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูลที่เกิดจากการ share file ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว หรือกรณีที่อุปกรณ์เหล่านั้นถูกขโมย

ข้อจำกัดมีไหม?  มี เราจำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต จึงจะใช้ความสามารถดังกล่าวได้ แต่ระบบก็ยังมีความสามารถในการ Sync ข้อมูลมาเก็บไว้ที่เครื่องเราเพื่อให้เราแก้ไขหรือทำงานได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต หรือในที่ ที่เราไม่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ (Offline editing) แล้วเมื่อใดก็ตามที่เราเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเราก็สามารถจะ Synchronization เอกสารนั่นกับระบบได้ทันที

จะใช้งานต้องทำอย่างไร

Download Plugin มาติดตั้งได้ที่ http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=th 

โดยมีเงื่อนไขคือระบบต้องมี Software ดังต่อไปนี้  จึงจะสามารถใช้งานได้

  • Windows XP ที่มี .NET Framework 2.0, Windows Vista หรือ Windows 7
  • Microsoft Office 2003, Office 2007 หรือ Office 2010

 

Click ที่รูปเพื่อดูรูปขยาย

Plugin ที่ติดตั้งแล้วบน Microsoft Word 2007

เมนูของ Plugin  สำหรับการตั้งค่าและการ  Login เข้าใช้งาน Google Cloud Connect

การตั้งค่า การใช้งาน

ข้อดีอีกอย่างก็คือระบบนี้ให้บริการฟรี พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนหนึ่งตามเงื่อนไขที่ Google กำหนด แต่ถ้าเราต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพ่ิมขึ้นก็สามารถซื้อเพิ่มได้ โดยปัจจุบัน Google คิดค่าบริการเริ่มต้นที่ พื้นที่เก็บข้อมูล 20 GB คิดที่ $5 USD ต่อปี หรือประมาณ 155 บาทต่อปี ท่านสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?answer=1047457

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s